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行政管理制度
日期:2009年9月4日 作者:DelphiFans 人气: 查看:[大字体 中字体 小字体]
                                   行政管理制度






版 本 号Version1.0修订日期2004年3月
制订部门综合部审    核






目  录
前  言... 3
管理总则... 3
公司组织架构图... 4
办公区内部管理规定... 5
员工着装管理规定... 6
公文管理规定... 6
档案管理规定... 7
印鉴管理规定... 9
保密制度... 11
公司资产管理规定... 12
计算机管理规定... 16
车辆管理制度... 18
出差管理规定... 21
会议管理规定... 21
安全保卫制度... 22
钥匙管理规定... 24
对外接待规定... 25


前  言

盈欣公司是新兴的以通信工程施工和通信网络代维为主要业务的专业公司。公司主要承接广东各电信运营商通信管线(含本地网、城域网及骨干网)、机房及用户终端设备的代维、排障及抢修工作,并承接相关的接入管线、光缆施工、管线迁改及大修、终端设备安装及机房装修等工程的施工组织工作。
公司实行董事会领导下的总经理负责制,总经理全权负责处理公司日常经营管理业务,实现董事会确定的经营目标。
为对公司行政事务进行高效有序的管理,理顺公司内部工作流程,使各项管理标准化、制度化,增强员工综合素质,加强公司凝聚力,使公司发展成为具有强竞争力的现代化企业,配合公司进行的质量管理工作,特制定行政管理制度。
作为盈欣公司的员工,应严格遵守公司各项规章制度,并欢迎就公司制度提出更好的意见和建议。

管理总则

1.       公司全体员工均应遵守国家的政策法令,遵守公司的规章制度,坚决实施公司的决策,自觉维护公司的形象。
2.       公司一切对外文件、协议均应上报,由指定责任人签字方可发出。凡公司下发的各种表格,每个员工应按规定使用。 
3.       公司实行领导分工责任制,日常工作按已明确的职责范围分部门办理,凡上级交办的工作,经办人必须及时认真办理并将结果及时反映。
4.       公司员工上班应仪容整洁,办公区域注意文明礼貌用语的使用;电话通话要简明扼要,公司员工接听电话一律使用规范用语:“您好,盈欣”。
5.       保持办公环境的安静,禁止在办公区内喧哗、嬉闹;不能擅自带外来人员进入办公场所。
6.       自觉维护社会公德,执行保密规定,爱护公共财产,勤俭节约,做好安全防火和卫生工作。





公司组织架构图
总经理

工程部

运维部

综合部
总经理助理
总经理助理

副总经理

 









财务部
行政部
人力资源部




办公区内部管理规定
1.       目的
为保障公司正常的办公秩序,创造良好的办公环境,体现积极向上的公司精神,特制定本管理规定。
2.       办公区域环境卫生
1)       办公区作为公司日常办公及业务开展的场所,每位员工都应自觉维护环境卫生;
2)       小心避免茶水、饮料、食物等污染地毯,垃圾、茶水等废弃物必须放置于规定的分类垃圾桶内,不得任意乱倒堆积;
3)       各部门有责任保持部门公告栏(白板)整洁,不得乱涂乱画,通知通告应粘贴摆正,超过一周以上的通知应取下存档;
4)       文件柜里的资料要排放整齐,逾期或废弃文件要定期处理或销毁,避免多余物品占用文件柜的使用空间;
5)       每位员工应注意清洁、整理个人办公区域,并保持桌面的卫生及整齐。每天下班后将个人的办公椅、办公用品、文件放置适合的位置。
3.       每位员工上班时间必须佩带员工证,会见客人时必须服装整洁(具体参照《员工着装管理规定》)。
4.         员工在上班时间应集中精力完成本职工作,严禁做与工作无关的事:如上班时间接待亲朋好友、与业务无关的客人;看与工作无关的书籍和报纸;上网玩游戏、聊天;闲谈;睡觉等。下班后除确实须完成工作,如无其他加班任务,员工同样不应逗留公司做与工作无关事情。
5.       公司电话为方便公司与外界沟通、方便处理公务专用。上班时间打私人电话通话时间最多不得超过5分钟,严禁擅自在公司打私人长途电话,打业务长途电话要精简,尽量缩短通话时间,音量要低,尽量不要影响其他同事的工作。
6.  节约使用纸张,对内存档或传阅的文件应使用一面作废的纸张;
7.  员工参加会议或集体活动,必须遵守纪律做到不迟到、不早退。
8.  员工外出须报部门经理批准,并到前台的《外出登记表》登记,及在部门公告栏上写明外出时间、地点。
9. 员工携带公司的物品离开公司,必须经部门经理同意并持《物品放行条》方可离开公司。
10. 外来人员到访公司,接待人员在开门前应判别来访者身份,保险员、推销员不得进入。明确访客身份后,由接待人员安排等候及会面,非特殊原因不应允许客户直接进入办公区域,尤其是机房、财务部。
11.  饮水机放置于办公区域内,供员工和客人饮用。而饮水杯是供给客人使用的,本公司员工应自带茶杯。
12.  由综合部设置急救药品设备以备员工需要使用,应定期检查、及时补充欠缺物品。
13.  为节约用电,办公区内照明设施、空调等用电设备在非工作时间内应及时关闭。
14.  办公区内一律禁止吸烟。
员工着装管理规定
1.       目的
为树立和保持公司良好的社会形象,进一步规范化管理,本公司员工应按本规定的要求着装。
2.       员工在上班时间内,要注意仪容仪表,总体要求是:得体、大方、整洁。
3.       男职员的着装要求:夏天穿衬衣,冬天穿西装,最好能系领带;穿衬衣时,不得挽起袖子或不系袖扣。不允许穿皮鞋以外的其他鞋类(包括皮凉鞋)。
4.       女职员上班不得穿牛仔服、运动服、超短裙、低胸衫或其他有碍观瞻的奇装异服。
5.       员工要注意个人的清洁卫生,上班应注意将头发梳理整齐。男职员发不过耳,并一般不留胡子;女职员提倡化淡妆,金银或其他饰物的佩带应得当。
6.       每周五为便服日,可放宽对上述的规定(需会见客人除外),男女职员均可穿着较为休闲的服装,但仍需以大方、得体为尺度。
7.         各部门负责人应认真配合,督促属下员工遵守本规定。

公文管理规定
1.       目的
为加强公司文件管理,做好公文处理工作,使之规范化、制度化,根据有关规定,结合本公司实际,特制定本管理规定。
2.       拟稿
核稿
签发
编号
打印
盖章
分发

发文的处理
1)       拟稿:按照各部门谁主管,谁拟办的原则。涉及两个部门以上会稿的,由主办部门牵头拟办,有关部门协办。稿件需填写公司统一的发文稿纸作面页,按规定要求拟稿。
2)       核稿:由部门经理初核,在面页上签名并签署日期;送综合部审核,从公文规格、内容上把关。
3)       签发:以公司名义对外的发文,由公司总经理签发。
4)       编号:由综合部统一登记、编号、计算份数等。
5)       打印:拟办部门打印完毕,拟稿人校对并在页面上签名。
6)       盖章:由综合部办理有关盖章手续。
7)       分发:由综合部助理统一分发,原稿与正文1份(原件)存档。
3.       登记
拟办
呈批
交办
办结

收文的处理
拆封

 


1)       拆封:当天的来文当天拆封。收文单位署名公司的,由综合部拆封;署名有关部门的,由部门拆封;由政府部门所发的文件,由综合部拆封存档并复印给相关部门。
2)       登记:凡明确是公司收文的,不论以何种形式收到,都统一由综合部登记、编号。各部门收到的由部门登记、编号。
3)       拟办:综合部根据公文内容、性质提出拟办意见。
4)       呈阅、呈批:根据拟办意见,由综合部助理呈送公司领导批示或分送有关部门办理。
5)       交办:根据公司领导的批示传递到承办部门。紧急公文,文书人员应提出办理时限,加强督促催办。
6)        办结:经办理的文件要注明办理结果和日期,然后存档。

档案管理规定
1.       目的
为加强档案资料的管理,充分发挥档案资料在公司业务开展中的作用,保守公司机密,保证各项事务的顺利进行,特制订本规定。
2.       文件资料归档范围和分类
1)       公文类:(综合行政部管理)
A.       国家有关政策法规、上级或有关主管部门、单位的来文;
B.       公司各项规章制度、各部门工作职责、岗位责任制;
C.       公司及各部门年终工作总结、年度工作计划; 
D.       公司内部的请示及批复,其它文件资料。   
2)       财务类:(综合财务部)
会计档案,如月、年度计划、统计资料、计划报表、会计报表等。
3)       公司类:(综合财务部)
A.       公司营业执照、代码证、资质证书、税务登记证和业务许可证等证件;公司章程、协议和申报成立公司等资料;验资报告等资信文件;
B.       各类投资、合作、联营、贷款、担保项目的经济合同或协议书以及合作方的资信材料。
4)       音像类:(综合行政部管理)
涉及上述归档范围的录像、录音和电脑软件,公司重大活动的照片等等。
5)       人事类:(综合人事部管理)
A、员工人事档案;
B、社保资料;
3.档案的编码及原则,详见粤盈欣[2004]012号《关于公司文档编号、呈批及归档的统一办法》
4.档案管理要求
1)        呈阅
登记签收
编号收存
入电脑存档

文件资料的归档规定
A.       保管部门按照文件资料的成文时间或类别等性质分门别类,编号收存;凡国家有关政策法规、上级来文及有关主管部门的批示等,存档前先交有关负责人审阅、必要时呈公司领导阅示,方可归档;
B.       为避免存档资料的遗漏和混乱,必须严格存档的签收和登记手续。文件资料经办人要为存档资料设立登记本,列明存档资料名称、份数及必要说明,交档时由保管部门在登记本上签收。保管部门然后将资料目录编入电脑作存档登记。
  C、 综合行政部作为归档部门,所有加盖公司章的文档(包括合同)都必须在综合部存有正本。请各部门及分公司在走完所有流程后将原件存到综合部
2)        借阅非机密性文件
外来人员查阅
借阅机密性文件
总经理批准
出具单位书面证明
部门经理批准















文件资料查阅借用规定
A.       查阅借用任何文件资料,必须办理登记手续;归还时必须检查无误方可办理注销手续;
B.       借阅非机密性文件,须经部门负责人批准;凡公司重要和机密性资料,未经公司总经理批准,不得借出。
C.       外单位人员来查阅资料,应出具其单位书面证明,并经公司领导批准,方可查阅。
D.       任何人查阅借用档案原件,不准拆散案卷、折页、摘抄、复制;确因工作需要摘抄、复制,须经部门经理批准。不准在文件、资料、图纸上划线、圈点、涂改或作记号,如需要修改图纸必须按规定另行办理手续。
E.       档案资料发生损毁时,由于保管员疏忽造成的,首次罚款50元,再次罚款100元,并给予行政处分;由于借阅者疏忽造成的,对借阅者进行同样处罚。档案资料遗失者,遗失一般资料罚款50元/次,遗失重要资料,追究当事人行政法律责任。
F.       查阅借用档案者必须严守公司机密,绝不能将档案资料内容外泄。否则,按公司有关规定处罚。由于泄漏机密而给公司造成重大经济损失者,将追究其法律责任。

3)         归档时间
A.       属归档范围的来往公文、计划、总结、会议纪要等文件资料,应在办文完成后二天内交综合部归档。
B.       经政府有关部门批复的批文和蓝图,经办人员领回后应当天交相关保管部门归档。 
C.       经有关领导审阅,认为需归案的随时归档。
D.       项目竣工及其验收工作结束后,一个月内立卷归档。

印鉴管理规定
1.       印章管理
公司印章是公司对内对外行使权力的标志,也是公司名称的法律体现,因此,必须对印章进行规范化、合理化的严格管理,以保证公司各项业务的正常运作。
1)         印章的种类
A.       正式(行政)印章,是按照政府规定,由主管部门批准刻制的代表公司权力的印章。
B.       专用章,为方便工作专门刻制的用于某种特定用途的印章,如:合同专用章、财务专用章、业务部门专用章等。
C.       手章(签名章),是以公司法人代表名字刻制的用于公务的印章。
2)         印章的管理规定
A.       印章指定专人负责保管和使用,保管印章的地方(桌、柜等)要牢固加锁,印章使用后要及时收存。
B.       财务专用章由财务部经理负责保管,向银行备案的印章,应由财务部经理、会计人员分别保管。
C.       印章要注意保养,防止碰撞,还要及时清洗,以保持印迹清晰。
D.       一般情况下不得将印章携出公司外使用,如确实因工作所需,则应由使用人填写《用印申请表》,经相应级别审批后向印章管理员借用印章,在《用印登记簿》登记,用印完毕返还印章须登记确认。
E.       印章管理人员离职或调任时,须履行印章交接手续。
3)         公章刻制
  印章的刻制需本公司总经理批准,由综合部负责办理刻制、启用,并交由专人进行保管。
4)         填写用印申请表
部门经理审核签字
总经理审核签字
印章管理员审核
登记
盖章
留存归档

印章的使用



A.       使用任何种类的印章,应由使用人填写《用印申请表》,并由部门经理―总经理审核签字。为方便工作,公司领导也可授权印章管理专责人审核一般性事务用印。
B.       用印前印章管理人员须认真审核,明确了解用印的内容和目的,确认符合用印的手续后,在《用印登记簿》上逐项登记,方可盖章。(用印前用印人在《用印登记簿》上进行登记及签名,方可盖章)
C.       对需要留存的材料,盖印后应留存一份立卷归档。
D.       不得在空白凭证、便笺上盖章。
E.       以公司名义行文,未经公司领导签发,不得盖章。
F.       按照合同会签制度的规定,所有合同和协议在会签手续齐全后方可盖章。
G.       公司的章程、合同、协议,所有涉及公司财产产权、财产抵押、担保、贷款、借款的合同和协议,以及经济担保的法人代表委托书、法人代表证明书,未经公司法人代表审签,不得盖章。
H.       各印章管理人员,如遇该部门领导审签的文件、资料 (包括合同、协议等), 不符合公司的《印鉴管理规定》、《合同管理制度》或其他有关制度规定的,应当天报告公司负责人,未经公司负责人同意不得盖章。
I.       各印章管理人员如出差,应把印章移交有关人员,并办理有关交接手续。

保密制度
1.       目的
为保护公司的商业秘密和其他秘密不受侵犯和泄密,维护公司的合法权益,确保公司机密安全,特制定本制度。
2.       保密原则
    公司秘密在一定时间内只限一定范围的人员知悉,公司每位员工都必须履行保守公司秘密的义务,对危害公司权力和利益的行为坚决予以制止,以维护企业权益。
3.       保密内容
1)    “机密资料”
    由公司指明为机密的资料或者公司虽未指明,但在遇到不能披露的场合时,应机密处理的资料,主要包括但不仅限于以下方面:
A.       公司重大决策中的秘密事项。
B.       公司投资计划、方案、经营战略、经营规划、经营项目、经营决策、营销政策、销售方法、广告计划、客户名册、市场研究报告、可行性研究报告、公司产品价格体系、合同协议书、投标书与市场拓展有关的一切机密事项。
C.       公司组织结构的变化计划、方案以及与之相关的一切机密事项。
D.       公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录、合同标底、公文、规章制度。
E.       公司的资信情况,资产购置情况,财务预算报告、财务计划、财务决策、各类财务报表及与财务有关的一切机密事项。
F.       员工在受聘期间,所作出或所接触任何的研究、发明、改进及创新的全部细节及与之相关的一切机密事项。
G.       与公司的任何已销售、未销售、尚未进入市场、尚未公开的各类信息的一切机密事项。
H.       公司人员的人事档案、劳动合同、劳动协议、员工工资收入。
I.       公司和个人的计算机网络账号、密码等;
J.       公司的档案及对其它单位具有守密义务的一切机密事项。
2)    “机密材料”
    应为一切含有机密的有形材料,包括但不仅限于手写、印刷、复印、传真、存放在电脑硬盘及软件上的文件和统计图表。
4.       公司的秘密分为“绝密”、“机密”、“秘密”级
绝密——最重要的公司秘密,泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害。
机密——是重要的公司秘密,泄露会使公司权益遭受到严重的损害。
秘密——是公司的一般的公司秘密泄露会使公司的权力和利益遭受损害。
5.       保密义务
1)   公司向员工透露的任何机密资料,除非得到公司领导的书面许可,员工不得在任何场合向第三方透露或利用机密资料为第三方服务。
2)   未经领导准许,员工不得将机密材料带出工作场所或擅自复制。
3)   员工只可依照公司的有关部门负责人的指示、根据业务需要,透露、复印、归纳、分发机密资料。
4)   员工离开公司时,应将其掌管、使用、保存的一切载有机密材料的原件、复印件归还公司。
5)   员工在离开公司后,亦不可泄露公司的任何机密资料。
6)   绝密资料必须在设备完善的保险装置中保存;若无需继续保留时,必须予以销毁。
7)   收发、传递和外出携带的机密、绝密资料,由指定人员担任并采取必要的安全措施。
8)   凡属保密事项,不准在公司以外的场合谈论,更不允许随意传播。如需查阅公司文件,必须征得公司领导同意,查阅后应及时归还。
6.       属于公司秘密的文件、资料按照有关规定标明密级并明确保密期限。保密期限届满,自行解密。
7.       泄密的查处规定
1)       出现下列情况之一者,给予警告处理,并根据情节轻重给予罚款:
A.       泄露公司秘密,尚未造成严重后果或经济损失的。
B.       已泄露公司秘密但本人采取补救措施的。
2)       出现下列情况之一者,给予警告,情节严重给以辞退开除,同时公司将保留追究一切责任的权利;如触犯刑法,将由司法机关依法进行法律制裁:
A.       故意或过失泄露公司秘密造成严重后果或重大经济损失的。
B.       违反规定,为他人窃取、刺探、收买提供公司秘密的。
C.       利用职权强制他人违反保密规定的。
8.       一经本公司录用,入职须与本公司签订《保密协议》,该协议一式两份,个人签署后,与公司各执一份。签署人应谨遵该保密制度,以确保公司的机密安全。
公司资产管理规定
1.       目的
为进一步加强对公司资产的管理,使公司资源得以最优配置及有效利用,同时监督和控制不必要的开支,特制订本管理规定。
2.       适用范围
本管理制度适用于公司各类资产的管理。
3.       管理责任
1)       各部门申请购买的固定资产由综合部负责购置,而电脑设备则由综合部协同运维部统一购置;
2)       公司购置的所有资产均由综合部办理入库手续;
3)       购置的资产经综合部办理领用手续后,再交由各部门使用;
4)       公司机房设备由运维护部指定人员负责管理。
4.       填写固定资产
购买审批表
部门经理
审核
总经理
审核
综合部
审核
电脑由运维部提出配置方案

固定资产管理
回收
购买
综合部
入库
长期领用
临时借用
综合部
核查
再分配

 


1)       定义:指在购进使用中能够保持原有资产形态不变,不易磨损的物品。包括:日常使用的办公设备、办公家具,如复印机、传真机、饮水机、绘图仪、车辆、桌椅、文件柜、电话、电脑等物品。
2)       购置:需添置固定资产的(除电脑设备外),应填写《审批表》。申请经部门经理――综合部――总经理核准后方可购买;需添置电脑设备的,均由申请部门填写《电脑设备需求申请表》提交综合部,综合部根据实际库存情况提交意见给运维部,运维部提出设备配置方案,再由综合部,按照总经理对特定设备授权额度实施购置。 
3)        分配:公司按照职位、实际需求来配置各人所需的设备,只要不涉及资金申请,可由申请部门、综合部协调完成。
A.      员工因工作需要长期领用资产的,经批准后到综合部办理领用手续。领用时请加以检查,并在《非消耗性办公器械(固定资产)个人领用登记表》中签收,如发现问题及时提出并记录在案。
B.      个人或部门因工作需要临时借用公司设备,必须填写《固定资产借用申请表》交综合部办理借用手续。
4)        回收:因工作而需更换、退回固定资产的(电脑设备除外),应先报综合部。由综合部对资产进行核对、检查后,办理回收及再分配手续,并即时更新固定资产使用情况表。暂时闲置的设备由综合部助理负责保管。
5)        公共设施(如柜等)由各部门经理和文职人员负责保管,并各执钥匙一套。
5.       低值消耗用品管理
1)   定义:指在经常性使用的、易于消耗和价值较低的物品。其中主要有办公文具及印刷品等。为便于管理,我们将办公文具分为消耗品、管理品两种。而印刷品则是指公司宣传资料、信纸、信封、表单、名片等。
消耗品:铅笔、刀片、胶水、胶带、浆糊、大头针、回形针、笔记本、复写纸、橡皮擦、夹子、打印油、原子笔、签字笔、钉书针等。
管理品:剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、削笔座、钢笔、打码机、姓名章、日期章、笔筒、计算器、尺、印泥、打印台等耐用性的用品。
2)    购置:每月底购买
A.      综合部负责办公用品的采购和印刷品的印刷工作。
B.      综合部根据办公用品的库存量及整个公司的办公用品需求计划,做出每月的购买预算,经综合部经理――总经理审批后统一购置;每月办公用品计划要符合实际需要,既要有预见性又要节约费用,公司原则上在此计划外不再增添文具;
C.      各部门如需使用非常用性的办公用品,提出申请,经部门经理-综合部-总经理审批,经同意可由申请部门自行购买,购买回来后交综合部办理登记领用手续;
D.     不易采购或耗用量大的物品应酌量库存。
E.      公司宣传资料、信封、信纸等印刷品的印制,因涉及公司对外形象,综合部填写《审批表》并附上设计样板后,由各部门经理会审,并经总经理审批同意后印刷。此类用品中应显示公司名称及标志。
3)   领用和发放:每月初发放
A.      所有低值易耗品都由综合部管理和发放。指定物品管理人要建立物品管理台帐,保证物品库存合理,开支适当,且对公司办公用品每月底进行统计盘点。
B.      员工领用文具用品后,应在《文具领用登记表》中签名确认。
C.      文具用品分为个人领用及部门领用。其中部门领用品是部门人员共同使用用品,如打孔机、大钉书机、打码机等,由部门人员共同保管(或指定专人保管)并监督使用。如非自然的故障、损坏、遗失由保管人作出赔偿。
D.     新员工入职时,由综合部发放基本办公用品,保证新入职员工的正常工作。
E.      消耗品根据实际使用情况领用,部分用品如非第一次领用,则需以旧换新。
F.      员工离职,应按综合部所登记的领用及保管记录,退还管理品文具。由综合部根据实际使用情况,对回收的用品进行再分配;
G.     部门经理批准
综合部经理
批准
需要印制名片的,使用者应填写《名片印刷申请表》,获部门经理――综合部经理――总经理批准后,由综合部负责印刷。如因个人原因审核出错者,由责任人个人负担费用及责任。名片应于离职前交还公司。
6.       赔偿
按“使用者负责”的原则,各部门领用的资产应合理使用,妥善保管。若公司资产出现损坏损毁、遗失的,使用部门或使用人必须向综合部和总经理提交具体情况报告,并由综合部向总经理提出相关的处理意见。若因个人原因造成资产损坏或丢失的,则由当事人负责赔偿一切费用。
7.       维修及保养
办公设备及家具如需维修,在保修期内的,由综合部联系供货商进行维修。若已过保修期限而需支付维修费用的,则由实物管理部门向综合部提出维修申请,经综合部核实上报公司领导批示后方可执行。
8.       报废申请
办公设备因到使用年限或其它客观原因无法继续使用,使用部门应向综合部提出报废申请或再另按实际情况购买。对无使用价值的闲置资产,综合部可根据规定手续申请办理报废;仍可利用的则由综合部提出处理意见,上报有关领导批示后予以处理。
9.       资产盘点
综合部将对公司资产进行定期盘点,便于使用部门和公司领导及时掌握资产使用情况。
1)         盘点任务:综合部应对所有纳入固定资产管理的项目实行统一编号管理,逐一盘点。
2)          盘点日期:每个季度盘点1次,每季度30日前综合部在财务人员的配合下对所有资产进行盘点,更新《固定资产/设备使用情况表》。
3)          盘点操作:盘点过程中,综合部应根据实物的异常情况及时处理。《固定资产/设备使用情况表》的统计数据经综合部与财务部签名确认后,报公司总经理审核。涉及计算机设备的表格提交副本给运维部备存。

计算机管理规定
1.       为了保护计算机信息系统的安全,保障公司内部网络稳定、高效地运行,合理分配计算机设备,特制定本实施细则。
2.     管理责任
1)     运维部责任:
A.           对公司网络、网站、电脑设备等进行统一管理;
B.           负责网络系统、电脑设备的日常运行维护;
C.           合理调配设备,使资源得到最充分合理的利用;
D.           电脑设备购买的选型、询价;
2)      综合部负责购置、协助运维护部对电脑设备的分配进行登记管理,并保管闲置的电脑设备。
3.       网络安全
1)         公司的台式电脑统一安装TrendMicro的防毒软件,笔记本电脑统一安装NAI的Macafee 防毒软件,各用户不得任意卸载及再安装其他的防病毒软件;(暂定)
2)         各员工应留意通过网络进入的电子邮件和各类信息,如果发现病毒应及时清除并立刻互相通告; 
3)         各员工应注意数据的保密,对于个人使用的计算机须设定开机以及登录网络的密码。严禁透露自己的账号、密码给他人使用,使用电脑后应注意及时注销,避免他人使用自己的权限(系统管理员因调试、设置需要使用其他用户账号时, 应在用完后立即注销或归还);
4)         严禁盗用其他人的用户账号;
5)         严禁利用公司网络擅自下载、安装影响设备使用安全的软件及非工作性质的软件、文档、图片;
6)         员工在工作中凡涉及需提供客户要求的技术文档,须将WORD文档转换为PDF文件格式提供给客户,以确保公司对外文档资料的安全保密性。
7)         在网上不允许进行任何干扰网络用户、破坏网络服务和破坏网络设备的活动(这些活动包括,但不限于散布计算机病毒、使用网络进入未经授权使用的计算机等);
8)         在网络运行过程中,运维部系统管理员要特别注意监控网络运行情况,并做好运行维护记录,一旦发现故障,应及时通报有关情况,并尽快解决问题。
9)          不得利用公司网络从事危害国家安全、泄露国家机密等犯罪活动;
4.         网站信息管理
1)     公司网站发布信息的管理工作由运维部统筹安排,系统管理员负责实施;
2)     公司在Internet上发布的信息主要是公司网页中的信息发布与服务;
5.         领用电脑
更换电脑
升级电脑
填写
申请表
部门经理审批
综合部审批
运维部审批
系统
管理员安装
领用人领用
签名
收回
报废
交出密码数据
运维部检查
系统管理员检查
系统管理员鉴定
总经理审批
综合部

电脑设备的管理(主要是台式电脑及手提电脑)



1)  员工或部门因工作需要领用、更换、升级电脑,须填写《电脑设备需求申请表》。经过部门经理――综合部—-运维部审批,由系统管理员根据所审批的申请表安装相应的设备和辅导用户第一次登录(新员工电脑申请由部门经理提出,涉及购置问题请参照《公司资产管理制度》中的电脑设备购买程序)
2)  综合部按照发出设备的配置详细填写《非消耗性办公器械(固定资产)个人领用登记表》,并要求领用人签名确认。
3)  本公司的计算机实行“专人专机”制,按照“使用者负责”原则,由使用人对计算机进行保管以及使用。
4)  技术部门用于实验或调试的计算机领用、更换、升级同以上流程申请,由部门内部指定专人负责管理。
5)  所有的台式电脑原则上须在工作岗位上使用,不得随便移动,确有需要的,应得到部门经理――系统管理员――综合部批准,并在使用完毕或离去前恢复原状。
6)  各员工应爱惜和保护所使用的电脑,不得擅自拆封开启机箱, 任何人不得私自改变或更换电脑的相关配置,对于保管不当、擅自安装、拆卸硬件装置,造成硬件的损坏或遗失的,其损失由当事人按所使用之电脑相同配置的重置价格承担赔偿责任。具体见《赔偿协议》。
7)  各种操作系统、应用软件以及防病毒软件必须严格按照公司规定的标准配置或安装,系统管理员对公司电脑设备使用情况实行不定期检查制。
8)  如使用人在使用时发生或发现设备故障须如实反映,由系统管理员负责登记和安排维修。
9)  为节约公司资源以及保证员工资料安全保密,外出办事、下班时请关闭电脑主机及显示器(中午外出吃饭时,因离开时间较长,也应关闭显示器)。
10)  各员工采取必要措施,保持所用的电脑设备整洁、美观和良好的工作状态。
11)  员工辞职离开公司,须交出由其保管的电脑密码及所有数据,并由运维部进行配置检查,经系统管理员确认电脑使用状况,并在其辞职报告上注明检查情况。
12)  计算机的报废须由系统管理员进行鉴定,并将鉴定报告书交予综合部,经总经理批准进行重置。

车辆管理及司机工作制度
一.车辆统一使用管理办法
1.车辆管理:
(1)     为了加强对公司车辆的统一管理和充分发挥车辆的效用,特制定本办法。
(2)     所有车辆晚上和节假日需归库统一管理,不得停放外地(特殊情况经批准后除外)。由综合行政部每周或每天进行不定期检查车辆归库的情况。
(3)   所有车辆由综合行政部统一管理。工程和运维车辆由部门领导调度。
(4)   每辆车每次有《车辆费用登记表》,登记表由用车人签名做报销凭证。每辆车有《维修保养登记表》。
(5)   所有车辆在行驶和维修保养中所发生的费用由综合行政部进行审核,并在报销时签名确认。
2.车辆调度:
(1)  车辆调配人员应严格遵守用车审批手续,合理安排车辆的使用;对用车部门和用车人员一视同仁,但领导或工程运维抢修需要的车辆优先安排。
(2)  对各部门的用车申请,原则上应当即时答复,不能当即答复时,应在用车前半小时答复。
(3) 综合行政在调度使用车辆时,应留有余地,不能将所有的车派出,以备急需。
(4) 在车辆较紧时,各部门员工外出办事,原则上不派车,确需用车时,须部门经理签字后经综合行政部根据车辆情况做出安排。工程、运维部应自已制定本部门用车调度方法。
(5) 员工外出办事,一般情况下乘坐公交车,时间紧迫或带有现金、重要文件、重要证件时可申请派车。
( 6 )  公司领导专车原则上不动用,单位在接待贵宾及应急的情况下,征得领导同意后方可派用。
3.保养和维修
(1)             统一管理使用后,所有车辆的维护、检修统一在公司指定的维修厂进行维修,所有车辆统一年检。
(2)             送检修、保养的车辆司机必须先填写车辆维修、保养申请单,经综合行政部批准并填写车辆保养情况的登记。
(3)         送检修的车辆费用超过1000元须报综合行政部批准,并提出具体的维修报告。(特殊情况除外)
(4)         车辆修复出厂后,由驾驶员、质检员对车辆检查维修项目进行验收,  经验收合格后方可使用。
(5)         未经同意,擅自送厂修理的,其费用不予报销。
4、用车审批程序
(1)         各部门用车需填写《出车任务单》经部门负责人签字、综合行政部审核后调派。申请车辆必须填写申请表和用车时间,如超时用车须提前半小时电话通知综合行政部或工程运维部。工程运维车辆由部门调度使用。
(2)         领导用车,直接通知综合行政部。
       二、各部门司机统一管理规定 
1、                    为加强公司司机班纪律,确保公司车辆的行车安全,提高公司的运作效率,制定本规定。
2、                    本规定所称司机班是指公司司机班。司机是指为公司领导、各部门提供驾驶服务的司机。
3、                    司机必须遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章、规则。安全驾车的同时还应遵守本公司的相关规章制度。
4、                    司机应树立良好的职业道德和尽心尽职为公司服务的精神。
5、                    不论何时司机必须保持手机畅通。要及时接听公司领导的电话,要做到随叫随到。如有特殊情况不能及时赶到应说明原因。接受任务后,应立即到位静候,不得延误。对工作安排有意见的,事后可向综合行政部经理反映。
6、                    司机执行任务时,应根据工作需要听从车辆使用人的安排。车辆使用人开会、谈判履行公司公务时,司机应将车停放的位置(停车场、停车库)告之车辆使用人,并在车辆旁或驾驶室等候。
7、                    司机应爱惜公司的车辆,平时要注意车辆及主要机件的保养,每天应适当抽时间擦洗自己所驾驶的或公司领导指定的车辆,以保持车辆的清洁(包括车内、车外和引擎)。每天要对自己所驾驶的车辆进行检查(包括水、电、油等),确保其正常行驶,如发现问题及时按程序检修。若因司机工作疏忽无油、无水等现象造成机件损坏,应给予赔偿。
8、                    司机发现所驾驶的车有故障时要立即检修。不会检修的,应立即报告综合行政部,并提出具体的维修报告(包括维修项目和大致需要的经费等)报综合行政部经理。未经批准,不得私自将车辆送厂维修(特殊情况除外)。
9、                    司机出车执行任务后,应及时将车辆开回公司存放,遇特殊情况  (节假日加班、抢修超出夜晚10点以后等情况)需报综合行政部安排。如果有员工超时用车则由员工报综合行政部。司机离车时,要锁好保险锁,防止车辆被盗。
10、                司机对自己所驾驶车辆的各种证件的有效性应及时检查,出车时一定保证证件齐全。执行任务时,必须遵守交通规则,做到谨慎开车,不准违章超车、争道、赛车等。司机因故违章或证件不齐被罚的费用不予报销。违章造成不良后果的,由当事司机负责。司机应每星期对违章查询一次,如违章要及时办理,以免年审查出。
11、                司机在上班时间必须在办公室待命,不准擅自离开。有事离开时要将去向和时间告知综合行政,时间较长时须经批准后方可离开。如有特殊情况不能上班者,必须按公司制度请假。在休息日或节假日值班应准时,不得迟到和早退,更不得中途外出。如中途有紧急事情需报综合行政部批准。要听从综合行政部的调派和安排并填写好值班表。
12、                司机要注意晚间休息,不得过分娱乐使自己处于疲劳状态影响开车。应保持不喝酒的好习惯,不准酒后驾车。
13、                司机每次出车必须填写《车辆费用登记表》并由用车人签名,每天必须将《车辆费用登记表》交综合行政部审核。作为以后报销的凭证。车辆保养维修每次必须登记,记住自己驾驶车辆的保养时间。
14、                公司的司机一律不准私自用车。未经批准,不得将自己的车辆随便交给他人驾驶,造成损坏应予赔偿。
15、    读保养指南,保证对自己驾驶的新车按时保养和维修,对于保修部件的行驶公里数不能超过。新车的行驶速度必须按保养指南遵守。

出差管理规定
详见粤盈欣[2004]013号《出差管理规定》

会议管理规定
1.       目的
为更好地完成公司各项任务,切实执行公司经营方针,公司特制定本会议制度。
2.       公司日常会议制度
任何会议都应有专人记录,会后统一交由综合部归档。
1)         总经理办公会议
A.     由总经理视工作需要不定期召开
B.     会议地点与与会人员视具体情况而定。
   C.会议记录:总经理秘书
2)         公司部门经理工作例会
A.     每周一上午10:00召开,综合分析各部门的业务工作情况,研究需要解决的问题,部署下一阶段的工作安排。
B.     会议地点:公司会议室
C.     与会人员:总经理、总经理助理、部门经理(或主管)
D.     会议记录:总经理秘书
3)         业务、项目专题会议
A.     由各部门根据项目工作进展情况,不定期地召开。
B.     会议地点:公司会议室
C.     与会人员:由会议召集部门确定。
D.     会议记录:部门助理(或指定专人记录)
4)         部门工作沟通会议
A.     每周五由各部门根据工作进展情况召开;着重信息沟通、解决工作问题。
B.     会议地点:公司会议室或部门内部办公区域
C.     与会人员:部门内部员工(总经理将根据各时期业务与工作特点选择参与各部门工作沟通会议)
D.     会议记录:部门助理 (或指定专人记录)

3.       会议纪律
1)         所有与会人员不得无故迟到、缺席。不能参加会议的应提前向人力资源部或所在部门请假,并说明原因。
2)         会议期间,与会人员必须关闭手机或调到振荡状态,以保持安静的会议环境。有要事者可要求本部人员代为处理。
3)          会议必须安排专门人员做好记录,会后撰写会议纪要。
4)          会议记录应交由专人进行统一的存档管理;并将电子文档上报总经理、抄送所有参会人员。
4.         会议室使用管理规定
1)         进入会议室后,应将会议室门关上,以免会议被无故打扰。
2)         会议使用者应自觉保持会议室的清洁卫生,会议或接待结束后,应将电灯、空调等设备电源关闭,同时清理杂物、椅子归位。
3)         会议室使用前由专人负责室内清洁、饮用水准备及负责提前准备会议设备及会议结束后验收设备,会后或客人离开后必须检查会议室以恢复整洁原状。


安全保卫制度
1.       总则
为规范公司治安、消防和其他安全工作,特制定本守则。
2.       适用范围
公司所有员工均须遵守,外来办事人员参照执行。
3.       安全规则
1)       防火、防盗、防灾、防破坏、防恶性事故,为每个员工应尽的义务,要敢于与坏人坏事作斗争。员工应自觉接受安全教育,增强安全防范意识。
2)       员工上下班、外出公干、出差,应严格遵守道路交通管理法规、条例,确保人身、财物安全。
4.       日常安全措施
1)         员工不得将贵重、大件私人用品存贮于公司办公场所;
2)         员工下班前认真检查本岗位、办公场所,消除水、电、气等设备存在的隐患。如本人不能解决,下班前应立即报告主管领导;
3)         发现事故苗头、可疑或不法行为的人或事应先立即报告主管或大厦保安部门;
4)         不得将亲友或无关人员带入工作场所;
5)         不得私接电源,不准在禁烟区抽烟;
5.       一旦发现火警,须采取如下措施:
1)       保持镇静,力戒惊慌;
2)       拨打火警电话,准确报告起火部位、燃烧品等情况;
3)       按动附近火灾报警器;
4)       关掉一切电源开关,关闭火警现场的门窗;
5)       迅速呼唤同事援助;
6)       利用附近灭火设备,尽力将火扑灭;
7)       防止用水或泡沫灭火器灭火引起漏电而导致火灾;
8)       服从现场主管指挥;
9)       接到疏散通知,切勿搭乘电梯,由安全楼梯转移。
6.       使用明火和高空作业,必须经大厦保安部门或政府有关部门批准才能进行。
7.       公司员工应了解有关消防知识,熟记火警电话(119),熟悉电源开关、出口通道、灭火器具位置及使用方法等。
8.       一旦出现意外事件,须采取如下措施:
1)       如遇意外伤害事件,应照顾伤者或协助转送医院,可拨打120电话;
2)       及时通报公司主管或大厦保安部门;
3)       对危险区加设标志,警告别人勿靠近或指派专人看护。
9.       对紧急事故:
1)       对突发事件保持镇静;
2)       迅速通知有关部门和领导;
3)       在自身安全情况下,适时处置;
4)       无关人员不准进入事故现场;
5)       对外界暂行封锁消息,统一对外发布口径。
10.门户管理规定
1)离开公司前关闭各种设备电源
A.员工下班离开公司前,必须将个人电脑关闭(包括显示器、主机)。
B.综合部助理在下班离开公司前,负责关闭全公司的门、窗及设备电源。关闭复印机、打印机、饮水机、电灯、抽风机、空调等。如离开时仍有其他同事留在公司,也要先把暂不使用的设备关闭。 
C.下班后仍需使用复印机、打印机等设备(传真机除外)的员工,有责任在使用后,将设备的电源关闭。
D.下班后仍在使用会议室的员工,也应将会议室的电灯、空调等设备关闭后才离去。
2)锁门
A.下班后仍需留在公司加班的员工,离开时必须负责锁好公司大门,确保门户安全后,才能离开。
B.各部门最后离开公司的员工,须将办公室所有设备电源关闭(传真机除外),将玻璃门、窗户锁好,必须在前台的《门户管理登记表》中登记,方可离去。
3)责任
综合部助理在每天上班时,均应检查公司状况及《门户管理登记表》的登记情况。如发现任何员工没按规定完成自己负责之任务,如下班后没关闭电脑、使用设备后没关闭电源、最后离开公司没有锁好门等,每次扣罚100元,并追究因此而造成之损失。
钥匙管理规定
1.         公司各类钥匙统一由综合部收、发、复制,并进行登记;所有钥匙由盈通保管两套,以备不时之需。员工领用钥匙均需签名保管,同时负担安全责任。
2.       钥匙管理
1)        因公事需要临时使用钥匙,应报上级主管或综合部批准,并在用后即时归还;
2)        综合部做好锁匙领用的登记,发出锁匙后,必须要求领用人在《锁匙领用登记表》中签名确认;
3)        钥匙由综合部统一配制发放,发现有私配锁匙,将追究保管人员及配制人的责任。
4)        未经批准保管人不得私借锁匙给他人,否则对此给以口头警告处分,造成损失者,承担连带责任。
5)        钥匙遗失,保管人应立即向综合部报失备案,否则所产生损失由保管人负担;如保管人离职,应将钥匙缴交综合部。

对外接待规定
1.       总则
1)       对外接待是公司公关活动和行政事务的重要部分,为使对外接待工作规范有序,具有统一的公司形象,特制定本规定。
2)       本办法适用于全公司各部门。
2.       对外接待范围
1)       本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门,在经营管理活动中所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
2)       接待的对象分为内宾和外宾。
3.       对外接待部门
公司接待任务原则上由各业务对口部门负责。重大接待工作和活动,可由综合部协助完成。
4.       对外接待原则
1)       接待工作应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则,使客人高兴而来、满意而去。
2)       平等原则。对来宾无论职务高低,都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下,级别与权限相等,同级别出面,特殊情况高规格接待。
3)       对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调,谁出面接待谁结账。
4)       节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简,不铺张浪费。
5)       周到原则。接待程度应衔接周密,接待方式应完善,以礼相待,使客人感到热情、周到。
6)       保密原则。向来宾介绍情况时,应注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
5.       接待规格的确定
1)       高规格接待,陪客比来宾职务高一些。适用于公司的大型重要客户或对公司利益较重要的政府工作人员。
2)       对等接待。适用于一般性接待活动。
3)       低规格接待,陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
6.       接待礼仪
1)       见面:原则为主动、热情、礼貌。
2)       接待:主动起迎,问明来意。
3)       安排交谈地点:
A.           根据来客来意和身份,安排适当地点(办公室、接待室、会议室)进行交谈;
B.           工作繁忙一时难以抽身时,应向客人说明暂请他人代接或另商时间;
C.           切忌让客人久候而无人问津。
D.           客户提出与公司领导或他人交谈时,应立即联络,并将客人引至约定地点等候会面,介绍后再行离开。
7.       引见
1)       首先向公司领导介绍客人(单位、职务、姓名)。
2)       引见顺序:
A.把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的;
B.按职务高低,依次介绍一行来客;
C.职务相同,先介绍年纪大的。
3)       公司领导与来宾见面交谈后,对客人原定日程有变化的,与客人共同协商安排。
8.       走路
1)         陪同客人行路,请客人行于自己右侧;
2)         乘坐车、上下楼梯、电梯,礼让在先,主动开关门;
3)         自己处于主陪地位,应并排在客人旁边,不要落在后边。
9.       其他
1)         执行接待任务时,穿着不得过于随便,应按规定着装,衣着整洁,有风度;
2)         主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士;
3)         尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
4)         因故未能准时赴约,尽早通知对方,并以适当的方式致歉。
10.    接待内容和程序 组织活动实施
送别
小结
接受任务
布置接待
迎接安排
商议议程
安排领导会见


A.           接受任务。弄清来宾的基本情况:单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
B.           布置接待。提出接待意见:接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算,并报请上级批准。
C.           迎接安排。根据来宾身份、人数、性别,预订招待所或宾馆,安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点,按抵达时间,派人派车迎接。
D.           看望、商议日程。来宾住下后,公司有关人员前往看望,表示欢迎和问候,了解来访日程和目的,商定活动日程并通知有关部门。
E.           安排有关公司领导会见。按接待规格和礼仪,安排有关领导去住所看望,接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
F.           组织活动实施。按参观、考察目的,组织业务部门向客人介绍情况,参观现场;
G.           送别。根据客人意见,预定车、船、机票,协助客人结算食宿账目,话别送行,派人派车送至车站、码头或机场。
H.           小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结,以便总结经验、改进后续工作。
11.接待费用报销规定:
1)允许申报接待费用的部门人员包括:公司总经理(助理)、副总经理、各部门经理以上人员、营销人员。非业务部门确实有需要接待重要客户的请提前知会综合部经理,由综合部人员负责业务费用申报事宜,如非公司现实或潜在客户一般不予以报销。特殊情况必须经公司总经理批准(只限于部门经理以上)。 
2)对于厂家及供应商通常不应安排接待,接待费用一般不予以报销。
3)接待费用每次超过500元必须预先申请,遇特殊情况下也必须向部门经理或总经理口头申请并得到同意。
4)员工接待费用的报销,须填写《费用报销单》和业务招待费报帐单,注明事由、项目、参加人员、时间等,由部门经理、财务经理审批后,报总经理批准给予报销费用。

(出处:www.delphifans.com)

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